Gruppenreise planen und buchen: Fragen & Antworten

Die erste wichtige Frage beim Gruppenreise planen ist die nach der Größe der Reisegruppe. Der Trend geht heute zur Kleingruppe, mit einer maximalen Teilnehmerzahl von 12 bis 16 Personen. Es gibt aber auch immer noch Touren, die in großen Bussen von bis zu 48 Personen durchgeführt werden. Wobei sowohl bei Kleingruppen als auch bei großen Gruppen die maximale Teilnehmerzeit in den meisten Fällen nicht erreicht wird und die Tour mit deutlich weniger Gästen durchgeführt wird (siehe hierzu aber auch den folgenden 2. Punkt). Die Größe der Gruppe ist natürlich ein wichtiges Qualitätsmerkmal.

„ Je kleiner die Gruppe, desto persönlicher und individueller ist die Betreuung durch den Reiseleiter.“

Eine große Gruppe bedeutet auch automatisch immer Zeitverlust. Bis die 48 Personen nach einer Besichtigung alle wieder von der Toilette und aus dem Souvenirshop zurück im Bus sind, vergeht einfach mehr Zeit als bei 8 Personen. Große Gruppen werden vom Gruppenreisen Anbieter aus logistischen Gründen auch meist in großen, anonymen Hotelklötzen untergebracht, während Du in einer kleinen Gruppe auch die Chance hast, mal in einem authentischen, kleinen Hotel oder auf einer Farm zu übernachten. Natürlich wirkt sich die Gruppengröße aber auch auf den Reisepreis aus, je größer die Gruppe, desto niedriger der Preis. Du musst also beim beim Gruppenreisen buchen im Einzelfall abwägen, wieviel Mehrkosten Dir der Vorteil einer kleineren Gruppe wert ist. 

Die meisten Gruppenreisen werden heute mit garantierter Durchführung angeboten. Es gibt aber immer noch Fälle, in welchen eine Mindestteilnehmerzahl erreicht werden muss. Buchen an dem von Dir gewählten Termin dann nicht genug andere Personen, kann die Tour vom Veranstalter abgesagt werden, meist bis zu vier Wochen vor Abreise. Je höher die Mindestteilnehmerzahl, desto größer ist das Risiko einer Absage. Bist Du davon betroffen, ist das natürlich sehr ärgerlich. Oft hast Du Deine gesamte Jahresplanung auf diese Reise abgestimmt und Du stehst dann kurzfristig ohne Plan B da. Besonders schlecht ist es, wenn Du Deinen Flug passend zu Reise auf eigene Faust gebucht hast, dann bleibst Du im worst case auch noch auf den Stornogebühren für den nicht mehr benötigten Flug sitzen.

„ Gruppenreisen mit garantierter Durchführung haben ihren Preis.“

Der Reiseveranstalter sichert sein eigenes Risiko natürlich ab, indem er seine Kalkulation auf einer niedrigen Teilnehmerzahl basiert, so dass diese Touren dann in der Regel teurer sind als nicht garantierte Termine. Deshalb solltest Du im Vorfeld beim Gruppenreisen Anbieter nachfragen, wie hoch das Risiko einer Tour Absage ist (wieviel andere Personen haben bereits vor Dir gebucht?) und ob der Veranstalter bei einer Absage eine Alternative anbietet. 

Für viele Menschen, die nicht oder nur schlecht Englisch sprechen, ist der wichtigste Grund, sich für eine Gruppenreise zu entscheiden, die Begleitung eines deutsch sprechenden Reiseleiters. Ist dies auch für Dich auch der Fall, solltest Du beim Gruppenreise planen das Kleingedruckte lesen, denn nicht immer ist das selbstverständlich. Es gibt Touren, die sich an eine internationale Zielgruppe wenden (siehe auch Punkt 4) und dann meist einen englisch sprechenden Reiseleiter haben. Noch schlimmer finde ich Touren, die mehrsprachig durchgeführt werden (im Kleingedruckten meist mit "auch" oder "u.a." deutschsprachige Reiseleitung umschrieben) .

Wenn ein oder mehrere Reiseleiter nacheinander die gleiche Geschichte immer wieder in zwei oder noch mehr Sprachen wiederholen, kann das schnell sehr nervig werden. Ebenfalls solltest Du beim Gruppenreise buchen im Kleingedruckten darauf achten, ob der Reiseleiter "deutsch", "deutschsprachig" oder "deutsch sprechend" ist. Im letzteren Fall handelt es sich dann um einen Einheimischen, der Deutsch spricht. Dies muss kein Nachteil sein. Oft haben diese in Deutschland (oder Österreich, oder der Schweiz...) studiert oder gearbeitet und sprechen sehr gut Deutsch, haben aber auch das wertvolle Hintergrund Wissen eines Einheimischen über ihr Heimatland. Es gibt aber auch leider Fälle, in welchen Einheimische vom Gruppenreisen Anbieter als "deutsch sprechend" vermarktet werden, die lediglich ein paar Floskeln aufgeschnappt haben und vielleicht noch wissen, was Elefant und Giraffe auf Deutsch heißt. Dann kann die Kommunikation schon mal schwierig werden. 

Wichtig beim Gruppenreise planen ist auch die Frage, ob Deine Reisegruppe aus Landsleuten besteht oder international zusammengesetzt ist. Viele Reisende, die selbst kein Englisch sprechen, bevorzugen es natürlich, Mitreisende zu haben, mit denen sie sich beim Frühstück auch verständigen können. Andere empfinden es jedoch als Bereicherung, während der Reise mit Menschen aus ganz unterschiedlichen Ländern und Kulturen in Kontakt zu kommen. Hier solltest Du wissen, was Dir wichtig ist, und eine entsprechende Gruppenreise wählen.

Es gibt viele international operierende Reiseveranstalter wie zum Beispiel Intrepid und G-Adventures, deren Reisegruppen bunt gemischt mit Amerikanern, Australiern, Brasilianern und Japanern ist. Auch wenn Du bei einem deutschen Gruppenreisen Anbieter wie TUI oder DERTOUR buchst, bedeutet dies nicht automatisch, dass die Reisegruppe ausschließlich aus deutsch sprechenden Touristen besteht, denn auch Deutsche Veranstalter kooperieren heute international und füllen ihren Touren mit Touristen aus unterschiedlichen Ländern. Und auch wenn Du noch so aufgeschlossen für fremde Kulturen bist, zwei Wochen als einziger Deutscher im Reisebus unter 40 Japanern kann ganz schon anstrengend sein. 

Viele Gruppenreisen richten sich heute an eine spezielle Interessengruppe. So gibt es Gruppenreisen Anbieter für Vogelliebhaber oder Fotografen, für Radfahrer oder Wanderer, für Gourmets oder für Yogafreunde. Ebenso gibt es Touren, die sich an spezielle Zielgruppen wie Junge Leute, Senioren oder Familien mit Kindern wenden. Wenn es Dir also wichtig ist, mit Gleichgesinnten zusammen zu sein und auch während der Rundreise einen Focus auf Deinen Interessenschwerpunkt zu haben, kannst Du beim Gruppenreisen buchen speziell nach solchen Touren suchen.

Andererseits solltest Du darauf achten, dass Du nicht aus Versehen eine Thementour buchst, an der Du gar nicht interessiert bist. Denn Du hast wahrscheinlich keine Lust, zusammen mit zwanzig Ornithologen stundenlang die gemeine Steppenkragentrappe zu beobachten, während Du eigentlich ein Museum besichtigen möchtest. 

Ein Preisvergleich zwischen Gruppenreisen ist oft kompliziert, denn die im Preis eingeschlossenen Leistungen können sehr unterschiedlich sein.

„ Ein Trend ist, dass Veranstalter immer weniger Leistungen inkludieren“

um den Preis optisch attraktiv zu gestalten. Wenn aber nur die Übernachtung und der Transfer Bestandteil der gebuchten Reise sind, musst Du Dich auf zusätzliche Kosten während der Gruppenreise einstellen. Du solltest daher beim Gruppenreise planen besonders das Folgende checken: 

Welche Mahlzeiten sind im Preis enthalten? Meist ist der Reiseverlauf so eng gestrickt, dass Du am Morgen gar keine andere Möglichkeit hast, als im Hotel zu frühstücken. Dann ist es meist günstiger, dieses im Gruppenpreis zu inkludieren (es sei denn, Dir reicht am Morgen eine Tasse Kaffee und eine Zigarette). Bei den weiteren Mahlzeiten kommt es auf Deinen Geschmack an, manche bevorzugen am Abend ein eingeschlossenen Dinner im Hotel ohne großen Stress, andere sind froh, dann auch einmal auf eigene Faust, ohne den Rest der Gruppe losziehen zu können.

Sind Eintrittsgelder, Ausflüge oder Nationalparkgebühren bereits im Preis enthalten oder müssen diese vor Ort gezahlt werden? Das letztere macht dann Sinn, wenn der Reiseverlauf Alternativen erlaubt und Du zum Beispiel während des Museumsbesuchs der Gruppe lieber durch die Altstadt bummeln möchtest. In diesem Fall kannst Du beim Gruppenreisen buchen Kosten für Eintrittsgelder sparen, ansonsten kann auf diese Weise nochmal eine größere Summe zusammenkommen. 

Wie ist die Qualität der Unterkünfte? Einige Gruppenreisen Anbieter sparen hier gerne, um einen günstigen Preis anzubieten und nutzen schmucklose Kettenhotels im Industriegebiet vor den Toren der Stadt für ihre Gruppenreisen. Andere inkludieren auch schon mal ein charmantes Boutique Hotel, ein altes Kloster oder eine rustikale Farm. Reicht Dir zum Schlafen ein sauberes Bett, kannst Du eine günstige Tour wählen. Ist Dir aber etwas Flair wichtig oder eine Lage, die es erlaubt, am Abend noch einen Bummel durch die Stadt zu unternehmen, solltest Du Dir die Hotels Deiner Gruppenreise vor der Buchung genauer im Internet anschauen. 

Wie ist die Qualität des Reiseleiters? Welche Qualifikationen und Sprachkenntnisse hat er? Ist er durch ein unabhängiges Institut (zum Beispiel der Willy Scharnow Stiftung) zertifiziert oder beschränkt er sich darauf im Bus die Köpfe zu zählen? Klären solltest Du im Vorfeld auch, ob ein Reiseleiter die Gruppe durchgehend während der gesamten Reise begleitet (auch bereist während des Fluges?) oder ob die Gruppe in jeder neuen Stadt einen neuen lokalen Reiseleiter bekommt. 

In Zusammenhang mit der Fluganreise ist es wichtig zu unterscheiden, ob der Hin- und Rückflug ins Reiseland Bestandteil der Gruppenreise ist, oder ob Du diesen selbst separat hinzubuchen musst. Ist der Flug in die Gruppenreise eingeschlossen, solltest Du beim Gruppenreise planen die folgenden Fragen klären:

• Ist der Reiseleiter bereits während des Fluges bei der Gruppe (und zum Beispiel bei komplizierten Einreise Formalitäten zu unterstützen) oder lebt der Reiseleiter im Zielland und empfängt die Reisegruppe erst nach der Ankunft am Flughafen?
• Ist ein Zubringerflug oder ein Rail & Fly Ticket zum zentralen Abflugort (zum Beispiel in Frankfurt) eingeschlossen, oder musst Du die Anreise dorthin selbst organisieren?

• Wer übernimmt im Fall einer kurzfristigen Absage der Gruppenreisen aufgrund zu wenig Teilnehmer die Stornokosten Deines separat gebuchten Fluges?
• Wirst Du bei Ankunft am Flughafen abgeholt oder musst Du den Transfer ins erste Hotel selbst organisieren?
• In Ländern wie Australien, Brasilien oder auch Südafrika sind oft Inlandsflüge Teil der Rundreise, die aus tariflichen Gründen zusammen mit dem Langstreckenflug gebucht werden. Buchst Du diesen selbst, solltest Du im Vorfeld beim Gruppenreisen Anbieter klären, ob Du Dich auch um die Buchung der Inlandsflüge kümmern musst. 

In Bezug auf die Verkehrsmittel während Deiner Gruppenreise solltest Du beim Gruppenreise planen die folgenden Punkte im Vorfeld klären: 

Welcher Bus wird benutzt? Wie groß ist er? Gibt es idealerweise Fensterplätze für alle? Hat er für längere Fahrten eine Toilette? Hat er hinten einen zweiten Ausgang (bei großen Gruppen spart dies beim häufigen Ein- und Aussteigen viel Zeit).

Werde längere Strecken mit einem Inlandsflug überbrückt oder musst Du Dich auf langweilige Überlandfahrten einstellen?

Werden bei Fahrten durch Nationalparks oder bei Safaris kleinere Allradfahrzeuge genutzt oder wird auch dort der große Bus genutzt, der die Mobilität im Park einschränkt?

Zuletzt solltest Du Dich beim Gruppenreisen buchen noch entscheiden, ob Du Deine Gruppenreise bei einem großen Generalisten buchen möchtest, oder bei einem Spezialisten für eine bestimmte Zielgruppe, ein Thema oder ein Reiseland. Beides kann seine Vorteile haben. Die Generalisten haben in der Regel scharf kalkulierte Preise und gut organisierte Prozesse, die einen reibungslosen Ablauf der Tour wahrscheinlich machen. Wenn Du spezielle Ansprüche an deine Gruppenreise hast oder eine besonders intensive Beratung suchst, ist eine Überlegung, Dich einem Spezialisten anzuvertrauen, der Dich in der Regel persönlicher und kompetenter beraten kann und besser auf Extrawünsche eingeht. Gute Veranstalter , die ich beim Gruppenreisen buchen empfehlen kann, sind: 

ᐅᐅᐅ DERTOUR: Der Spezialist für Bausteinreisen veranstaltet seit über 100 Jahren Reisen und bietet in vielen Ländern sehr gute Gruppenreisen an. Hier war ich 10 Jahre lang für die Australien und Neuseeland Gruppenreise verantwortlich.

ᐅᐅᐅ Meiers Weltreisen: Wie der Name schon sagt: Der Spezialist für Rundreisen in fernen Ländern. Der Gruppenreisen Anbieter hat viele exotische Reiseziele im Angebot, die meisten davon mit deutscher Reiseleitung.

ᐅᐅᐅ GeBeCo: Ein weiterer Spezialist für Rundreisen in Fernreisezielen auf allen Kontinenten hat auch viele interessante Themenreisen und Aktivreisen im Angebot.

ᐅᐅᐅ Dr. Tigges Reisen: Der Spezialist für Studienreisen zeichnet sich seit über 40 Jahren durch hochwertige Rundreisen mit besonders qualifizierten Reiseleitern aus. 

ᐅᐅᐅ Journaway: Auf dieser Rundreise Vergleich Seite kannst Du Rundreisen von 120 Gruppenreisen Anbietern für 160 Reiseländern vergleichen. Du kannst dort beim Gruppenreisen buchen nach vielen Kriterien filtern und sortieren und auf diese Weise die Gruppenreise herausfiltern, die Deinen Bedürfnissen am Besten entspricht. 

Hinweis: Meine "Gruppenreise planen" Reisetipps enthalten (mit ᐅᐅᐅ, einem * oder als "Anzeige" gekennzeichnete) Affiliate Links. Über diese gelangst Du zu von mir empfohlenen Reiseleistungen. Buchst Du dort etwas, erhalte ich dafür eine kleine Provision. Für Dich entsteht dadurch kein Nachteil, der Preis ist der gleiche wie bei einer direkten Buchung dort. Ich danke Dir für die damit gezeigte Wertschätzung meiner Arbeit an dieser Webseite. Weitere Infos zu diesem Thema erhältst Du hier.

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